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What is Voucher in Tally
Types of Vouchers in Tally
Tally को practically हम पिछले Chapter से शुरू कर चुके है | कोई भी एंट्री करने से पहले हमे Tally में Voucher Entry को समझना जरुरी है |
जब हमारे साथ कंप्यूटर नहीं था उस ज़माने में कोई Accounting Software नाम की चीज होती ही नहीं थी | तब भी लोग Accounting का काम किया करते थे तो सोचिये उस ज़माने में Accounting कैसे होता होगा?
Definition of Voucher
ऐसा पेपर जिसपे कुछ लिखा जाता हो उसे Voucher या पुर्जा कहते है |
- उदाहरण की लिए ऐसे समझते है –
- हम business कर रहे है तो माल भी खरीद रहे है और बेच भी रहे है | माल को उधार भी खरीद रहे है और उधार बेच भी रहे है |
- किसी से payment ले भी रहे है और किसी को payment दे भी रहे है |
- अब इतने सारे transaction हो रहे है तो इन्हें हमें कहीं लिख कर रखना होगा |
- वर्ना हमे यह पता कैसे चलेगा कि हमारे business में क्या हो रहा है ? हमे उधारी का पता कैसे चलेगा? किसे कितना payment करना है ये भी पता कैसे चलेगा ?
इन्ही सब लेन-देन का हिसाब रखने के लिए पहले अलग अलग खाता register में अलग अलग हिसाब रखते थे | जैसे –
- माल ख़रीदा तो उसके लिए अलग register में लिखा गया | और जिससे माल ख़रीदा वो एक slip बना दिया |
- अगर माल बेचा तो उसके लिए अलग register में लिखा गया | और एक slip बना कर हम खरीदने वाले को दे दिए |
- किसी को माल उधार दिया तो उसके लिए अलग register में लिखा गया|
- इन्ही Register को Purchase Register ya Sale Register कहा जाता है|
- slip या पुर्जा को voucher कहा जाता है | वो प्रति जिसपर आपके business के transaction का कोई लिखित सबूत हो |
Digital Accounting System
अब जमाना Digital Accounting का हो गया है | Accounting के काम को असान करने के लिए कई Accounting Software आ चुके है | उन्ही में से एक बहुत ही प्रसिद्ध software है Tally ERP9 |
Tally ERP9 में अलग अलग तरह के लेन देन को रखने के लिए अलग अलग तरह के Vouchers होते है | Accounting Software Tally की भाषा में इसे Accounting Vouchers कहते है |
अब अलग अलग Register रखने के बजाये Tally ERP9 में सीधे ही Vouchers में Entry करते है | इससे बहुत ही आसानी से हिसाब को रखा जा सकता है |
अलग एंट्री के लिए Tally ERP9 में भी अलग अलग vouchers होते है | इन्ही के बारे में detail में बात करते है |
Types of Vouchers
एक Business में कई तरह के लेन देन होते है | जैसे –
- Purchase of Goods – माल खरीदना |
- Sale of Goods – यानी माल बेचना |
- Payment – खरीदने के बदले पेमेंट करना या किसी को पेमेंट देना |
- Receipt – किसी को माल बेचने के बदले Payment लेना | इत्यादि…
वैसे तो Tally ERP9 में 22 तरह के Voucher होते है | लेकिन हमारे Basic Course में केवल 8 ही voucher ऐसे है जो हमारे काम आएंगे | बाकी के Vouchers ऐसे है जो बहुत ही कम प्रयोग में आते है | या फिर बड़ी बड़ी Factories में काम में लिए जाते है |
फ़िलहाल हम इन्ही 8 voucher के बारे में बात करेंगे जो इस प्रकार है –
ये वो 8 Voucher है जो सबसे ज्यादा काम में आते है –
- F4 – Contra Voucher
- F5 – Payment Voucher
- F6 – Receipt Voucher
- F7 – Journal Voucher
- F8 – Sales Voucher
- F9 – Purchase Voucher
- CTRL + F8 – Credit Note Voucher / Sales Return
- CTRL + F9 – Debit Note Voucher / Purchase Return
Contra Voucher (F4) –
इस Voucher में केवल 3 तरह कि entry कि जाती है –
- नगद (cash) को bank में जमा करेंगे तब | Cash To bank
- बैंक (bank) खाते से नगद रुपये निकलवाएँगे तब | (Bank To Cash)
- अपने ही किसी एक खाते से दूसरे खाते में पैसे जमा या transfer कराएँगे तब | (Bank to Bank)
ये 3 entries ही इस voucher में होगी और इसका shortcut है F4 |
Payment Voucher (F5) –
यदि किसी को भी नगद या बैंक के द्वारा Payment करेंगे तो उसकी entry इस Voucher में होगी | इसका shortcut F5 है |
- यानि अगर आपका Cash या Bank Account, Credit हो रहा हो तो payment voucher में entry होगी |
Receipt Voucher (F6) –
यदि किसी से भी नगद या बैंक में रुपये प्राप्त होंगे या receive करते है | उसकी entry इस Receipt Voucher में होती है| और इसका shortcut F6 है |
- यानि अगर आपका Cash या Bank Account, Debit हो रहा हो तो Receipt Voucher में entry होगी |
Sales Voucher (F8) –
किसी Sales का entry करने के लिए Sales voucher का प्रयोग किया जाता है | मान लीजिए आप किसी तरह का कोई भी माल किसी को भी बेचा है | तो उसकी एंट्री entry इस voucher में होती है, और इसका shortcut F8 है |
- इसमें sundry debtor को चिन्हित कर entry किया जाता है | जैसे मान लीजिए आपने रवि नाम के आदमी को माल बेचा | रवि (sundry debtor) – Debit होगा और आपका Sale Account – Credit होगा |
Purchase Voucher (F9) –
Purchase का entry करने के लिए Purchase voucher का प्रयोग किया जाता है | यदि आप किसी तरह का कोई भी माल किसी से भी ख़रीदा हो | उसकी एंट्री entry इस voucher में होती है, और इसका shortcut F9 है |
- इसमें Sundry Creditor को चिन्हित कर entry किया जाता है | जैसे मान लीजिए आपने Kailash Enterprise नाम के Company से आपने माल ख़रीदा | Kailash Enterprise (Sundry Creditor) का account – Credit होगा | और आपका Purchase Account – Debit होगा |
Journal Voucher (F7) –
जैसा कि हम समझे, Purchase की entry केवल Purchase voucher में ही कर सकते है | और sales कि entry केवल sales voucher में ही कर सकते है purchase voucher में नहीं | इसी तरह जितने भी voucher है उसमे वही entry होगी जिसके लिए वो बने है | लेकिन Journal voucher मे किसी भी तरह की एंट्री की जा सकती है | इस Journal Voucher को हम आगे विस्तार से समझेंगे |
Debit Note/Purchase Return (CTRL + F9) –
Purchase कि एंट्री करने के लिये purchase Voucher है | लेकिन जब हम ख़रीदा हुआ माल वापस लौटा देते है तब उसकी entry Debit Note में की जाती है | अगर हमे किसी के खाते से पैसे काटने हो तो उसकी भी entry Debit Note में की जाती है | इसे हम आगे चलकर विस्तार से सीखेंगे |
Credit Note/Sales Return (CTRL + F8) –
Sales की Entry Sales voucher में की जाती है | यदि बेचा गया माल customer हमे वापस लौटा देता है तो उसकी entry Credit note में होती है| हमारे खाते से यदि कोई पैसा काटता है तो उसकी भी entry credit note में होती है | इसे भी हम आगे चलकर विस्तार से सीखेंगे |
उम्मीद है की आपको अच्छे से voucher समझ में आ गया होगा | voucher किसे कहते है और इसका क्या use है |
2 thoughts on “How to do Voucher Entry in Tally”