CHAPTER -1

एम एस एक्सेल – परिचय

What is Ms-Excel?

Ms-Excel क्या है?

Ms Excel एक  Spreadsheet Application है, जो Microsoft Office का एक भाग है |  यह एक बहुत प्रसिद्ध Spreadsheet application है | यह हमें data store करने में  या Data को  analyze कर  Table के form में store करने में मदद करता है |  यह उनको calculate और manipulate करने की सुविधा प्रदान करता है |

Ms Excel का  file, Workbook कहलाता है, और Workbook, Worksheets का एक समूह है|

प्रत्येक worksheet, अनेक Rows और  columns बटें  होते है,  rows और columns, worksheet को अनेक cells में बाटतें  है | Cell Excel का एक खास key element होता है | जिसका विशेष नाम होता है | Rows नम्बरों  (1,2,3,4…1048576) से और columns अक्षरों (A,B,C,D…XFD) के द्वारा label किये होते है |

एक  worksheet में Rows की कुल संख्या 1048576 और  columns की कुल संख्या 16384 होती है, इसी प्रकार हर सेल का एक विशेष नाम है,  पहला cell column A तथा  row 1 में है, इसलिए इसका नाम A1 होता है, इसी तरह B1,C10,D5 इत्यादि है और अंतिम सेल कॉलम column XFD तथा rows 1048576 में आता है, इसलिए इसका नाम XFD1048576 है|

हम text के अलावे सेल में numbers, symbols, functions और formula को भी insert कर सकते है |

इसका extention name (.xls) या (.xlsx) होता है |

Ms Excel कैसे खोले?

• Start -> All Programs -> MS Office -> MS Excel
• Start -> All Programs Accessories -> Run -> Type “EXCEL” OK
• Start -> Type “EXCEL” in Search Box Press Enter Key
• MS-EXCEL खुल जाने के बाद हमे ऐसा layout screen पर दिखाई देगा |

Basic Excel Functions & Formulas

CHAPTER -2

HOME MENU

Ms Excel में फॉर्मेटिंग सीखे

एम एस एक्सेल में Formatting सिखने के क्रम में हम Home Menu को सम्पूर्ण तरीके से समझेंगे |

CLIPBOARD TAB

Home Menu में पहला section – Clipboard Tab है |

Paste (^V) :

Cut या  Copy किये गए text या object को insertion point में डालने के लिए इसका प्रयोग होता है|

Paste Special:

Cut या Copy किये गए text या object को अलग अलग format में paste करने के लिए इसका प्रयोग होता है| जैसे : Paste, Paste Formula, Paste Formula & Number Formatting, Keep source Formatting, No Borders, Keep Source Coloum Width, Paste Values, Paste value and Number Formatting, Other Paste options – Formatting, Paste Link, Paste linked Picture.

Paste as Hyperlink: 

ये कॉपी किये गए सेल के केवल लिंक को  Paste करता है |

Cut (^X) :

Selected Item(text/object) को हटाने  इसका प्रयोग होता है | यह इसे अपने original स्थान से remove कर देता है और जब हम paste option का इस्तेमाल करते है यह current insertion point में डाल  देता है|

Copy (^C) :

Excel Sheet  में किसी भी Item(text/object) का duplicate कई कई बार insert करने क लिये हमें उसे select करके copy करके बार बार paste करना होता है |

Format Painter :

Selected text का सिर्फ format (जैसे – Font,  size, color, style, effects etc.) को copy करने और दूसरे text में paste करने  लिए इसका उपयोग होता है |

Office Clipboard: 

Office clipboard task pane को window के दाहिनी ऒर खोलता है | इसके उपरांत अगर हम किसी data को cut या copy करते है तब ये office clipboard में जुड़ जायेगा (upto 24 items) जहाँ से हम इसे हमारे document में paste कर सकते है|

FONT TAB

Home Menu में दुसरा section – Font Tab है |

Font : 

Selected text का font (design) बदलने के लिए इसका प्रयोग होता है |

Size :

Selected text के size  को बदलने के लिए इसका प्रयोग होता है| यह Points (pt. ) द्वारा मापा जाता है | एक inch में 72 points  होते है |

Grow Font :

Font के size  को बढाने  के लिए |

Shrink Font :

Font के size  को घटाने के लिए |

Bold (^B) :

इस tool  के द्वारा हम selected text को BOLD कर सकते है | JIIT – ACADEMY

Italic (^I) :

Italic style को selected text में Apply करने के लिए इस टूल का प्रयोग होता है | JIIT – ACADEMY

Underline (^U) :

Underline style को selected text में Apply करने के लिए इस टूल का प्रयोग होता है | JIIT – ACADEMY

Font Color :

Selected  text  के color  को बदलने के लिए इसका प्रयोग किया जाता है |

Fill Color :

Selected  cell  के color  को बदलने के लिए इसका प्रयोग किया जाता है |

Cell Border : 

Selected  cell  या cell range  में  border डालने  के लिए इसका प्रयोग किया जाता है |

ALIGNMENT TAB

Home Menu में तीसरा section – Alignment Tab है |

Left: 

इसका प्रयोग cell में  left से Right लिखने के लिए किया जाता है, जिससे cell  का  बाया  किनारा  Left margin से सट  जाता है |

Center:

इससे Text को cell के बीच में (Horizontal Center) से लिखा जाता है | साीो साीो

Right: 

इसका प्रयोग cell में  Right से  Left लिखने के लिए किया जाता है, जिससे cell  का  दाहिना किनारा Right margin से सट  जाता है |

Top Align :

इसका प्रयोग cell के top में  लिखने के लिए किया जाता है |

Middle Align : 

इसका प्रयोग cell के top में  लिखने के लिए किया जाता है |

Bottom Align :

इसका प्रयोग cell के Bottom में  लिखने के लिए किया जाता है|

Orientation: 

Text को diagonal या vertical घुमाने  के लिए इसका प्रयोग  होता है |

Wrap Text: 

Cell में मौजूद सारे content को visible बनाकर बिभिन्न  lines में दर्शाने के लिए |

Merge and center:

यह  selected cells को merge कर उसका alignment को center कर देता है |

Increase/Decrease Indent: 

इसका प्रयोग cell में  left से Right लिखने के लिए किया जाता है, जिससे cell  का  बाया  किनारा  Left margin से सट  जाता है |

NUMBER TAB

Home Menu में चौथा section – Number Tab है |

Number Format:

Cell के value को percentage, currency, date या  time इत्यादि के रूप में चुनने के लिए |

• Accounting Number Format ($): Selected cell में Currency style (Rs. / $…)  apply करने के लिए इसका प्रयोग करते है|
• Percent Style : Selected cell के  value को percent style में बदलने के लिए इसका प्रयोग करते है |
• Comma style: Selected cell के  value को Comma style में बदलने के लिए इसका प्रयोग करते है |
• Increase decimal: Selected cell के value में  decimal points को बढाने  के लिए इसका प्रयोग करते है|
• Decrease Decimal:  Selected cell के value में  decimal points को घटाने  के लिए इसका प्रयोग करते है|

STYLE  TAB

Home Menu में पांचवा section – Style Tab है |

Conditional Formatting:

यह हमे selected cell/cells में condition के अनुसार value को format करने में मदद करता है | यह सेल के formatting को उसके value के अनुसार set करता है |

Format As Table:

यह हमे current table को जल्द  format करने में मदद करता है, हम इससे अलग अलग प्रकार के formatting को टेबल में apply कर  सकते है, जो इसके  fill color, font color, font borders इत्यादि  है |

Cell Styles:

यह हमे excel में cell के  text  को  normal और दूसरे styles को बदलने में मदद करता है |

CELLS TAB

Home Menu में छट्ठा section – Cell Tab है |

Insert:

इससे select किये हुए cells  को  निचे या दाहिने कर के Cells या Sheet Rows या Sheet Column या Sheet insert  किया जाता है |

Delete:

इससे select किये हुए Cells या Sheet Rows या Sheet Column या Sheet को Delete  किया जाता है |

Format:

यह row के ऊंचाई  को बदलने,  column की चौड़ाई  को बदलने,  sheet को organize करने, protect करने तथा cells को छुपाने में मदद करता है |

EDITING  TAB

Home Menu में सातवाँ section – Editing Tab है |

Autosum:

यह हमे  चुने हुए  cells के values को  आटोमेटिक जोड़  के उसका addition बताता है |

Fill:

यह हमे row या column में  series insert करने में मदद करता है | हम current cell में उसके left, above, right या down में मौजूद cell/cells से contents को भी  copy कर  सकते है |

Clear:

यह हमे  selected cell/cells से  format, content, comment या सभी को clear करने में मदद  करता है |

Sort & Filter:

यह selected data को बढ़ते या घटते क्रम में सजाने में  मदद करता है और किसी खास डाटा को अस्थायी रूप से चुन अलग करता है |

Find & Select:

किसी विशेष text, formatting या workbook के अंदर मौजूद जानकारियों को ढूंढ़ता और select करता है | यह text और information को नए text और formatting से replace करता है |

Basic Excel Functions & Formulas

CHAPTER -3

एम एस एक्सेल – चार्ट या ग्राफ बनाना सीखे

INSERT MENU

CHART GROUP

यह हमे किये हुए data के अनुसार chart insert करने में मदद करता है | Numeric data के series को graphical फॉर्मेट में समझने और विश्लेशण करने के लिए Charts का प्रयोग किया जाता है |  इसमें हम अलग अलग तरह के charts  के type जैसे column chart, line chart, pie charts, Bar charts इत्यादि  को बना सकते है |  

CHART ELEMENT’S

These are the different CHART elements. As shown in the figure.

• Chart Area
• Axis
• Plot Area
• Data Label
• Data Points
• Title
• Legend

Chart Area : 

संपूर्ण चार्ट और इसके सभी तत्व चार्ट एरिया है।

Axis :

Horizontal-क्षैतिज (श्रेणी) और Vertical – ऊर्ध्वाधर (मूल्य) Axis-अक्ष जिसके साथ चार्ट में डेटा प्लॉट किया जाता है। Y – एक्सिस आमतौर पर Vertical – ऊर्ध्वाधर Axis-अक्ष है और इसमें Data-डेटा होता है। X – एक्सिस आमतौर पर Horizontal – क्षैतिज Axis -अक्ष होता है और इसमें Category-श्रेणी होती है।

Plot Area :

एक 2D चार्ट में, सभी डेटा series सहित एक्सिस द्वारा घिरा क्षेत्र । एक 3D चार्ट में, एक्सिस द्वारा घिरा क्षेत्र, डेटा series सहित, category/श्रेणी के नाम, टिक मार्क labels और axis titles.

Data Label :

एक लेबल जो डेटा Marker के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करता है, जो एक single डेटा बिंदु या मूल्य का प्रतिनिधित्व करता है और एक डेटाशीट सेल से उत्पन्न होता है।

Data Point :

डेटा पॉइंट अलग value है जो चार्ट में प्लॉट किए जाते हैं। इन्हें डाटा मार्कर कहा जाता है। एक ही रंग के डेटा मार्कर एक डेटा श्रृंखला बनाते हैं। एक चार्ट में प्रत्येक डेटा श्रृंखला में एक अद्वितीय रंग या पैटर्न होता है जो chat Legend में दर्शाया जाता है।

Title :

Descriptive text जो Automatic रूप से एक Axis-अक्ष से जुड़ा होता है या चार्ट के शीर्ष पर केंद्रित होता है।

Legend :

एक बॉक्स जो Data Series या Categories में दिए गए पैटर्न या रंग की पहचान करता है |

How to Create a BASIC Chart?

BASIC Chart कैसे बनाये ?

1. Worksheet  में chart  बनाने के लिए Data  को arrange  करे |
2. जिस डाटा  का Chart  बनाना है उसके Cells  को select  करे  |
3. Insert  tab  के Chart ग्रुप में,  जिस type  का चार्ट बनाना हो जैसे column chart, line chart, pie charts, Bar charts उसे select  करे |
4. By default, चार्ट  worksheet मे embedded chart की तरह save  होता है| 

CORRECTION

• Brightness:Selected picture के brightness को बढ़ाने या घटाने  के लिए इसका प्रयोग करते है |
• Contrast:Selected picture के contrast को बढ़ाने या घटाने  के लिए इसका प्रयोग करते है
• Recolor: Picture को पुनः color करने तथा stylized effect देने के लिए जैसे grayscale या sepia tone.
• Compress Picture:Selected picture को  compress करने के लिए इसका प्रयोग किया जाता है | जिससे worksheet में Picture  का size  है |
• Change Picture:Current picture के सारे formatting को रखकर picture को बदलने के लिए इसका प्रयोग होता है |
• Reset Picture:  Selected picture में किये गए सभी बदलाव को हटाने के लिए इसका प्रयोग करते है |

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